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档案编研 >> 企业档案知识管理模式――基于双向视角的研究

发布时间:2008-08-19 00:00:00  作者:本站编辑  来源:本站原创  浏览次数:
                                       企业档案知识管理模式――基于双向视角的研究
                                  中国人民大学信息资源管理学院2004级博士研究生   徐拥军
“档案知识管理”包含了两层含义:一是 “以知识管理为导向的档案管理”;二是“以档案管理为基础的知识管理”。它是笔者在对29家企业、41位员工进行实地调研或深度访谈的基础上,通过档案管理与知识管理的双向审视,提出的一种新的档案管理与知识管理模式。
一、模式提出
1.提出“档案知识管理模式”的背景
实证调查与文献调查表明,当前中国企业的档案管理面临困境。一方面,企业档案工作倍受冷落。不少国有企业档案工作日益边缘化,档案机构被压缩,档案人员被裁减,档案人员薪酬水平相对下降,档案管理水平滑坡。许多民营企业档案工作尚未规范化,不设置档案管理岗位,没有档案库房。另一方面,传统的档案管理模式难以为继。绝大多数企业信息化进程不断加快,电子文件急剧涌现,传统的档案实体管理模式失去管理对象。一些企业采用档案信息管理模式应对电子文件的冲击,但由于缺乏先进的思想理念作为指导,实际效益不高。
实证调查与文献调查还表明,当前中国企业的知识管理也陷入重围。一方面,知识管理在中国“叫好难叫座”,观望者多,实施者少,从何处着手依旧是一个问题。另一方面,已经实施知识管理的企业大都是“轰轰烈烈上马,凑凑合合运行,冷冷清清走人”,失败者多,成果者少,迫切需要寻找一条合适的模式。
2.提出“档案知识管理模式”的思路
企业档案管理面临困境的根本原因在于传统档案管理无法适应外部环境的急剧变化:现代企业制度建立后,过去那种主要依赖国家档案行政管理机关运用行政手段治理企业档案工作的机制不再可行与有效;市场竞争白热化的环境下,不能直接创造价值的档案部门自然成为被裁减的对象;企业信息化进程加速后,档案工作者仍然面对信息技术发怵,从而无法应对电子文件的冲击。
知识管理陷入重围的表面原因是“知识管理理论丛林”造成知识管理实践的混乱,而其深刻根源在于知识管理的不成熟性、抽象性与复杂性:知识管理是一个新生的事物,尚未形成公认的理论框架,产生成熟的实践模式;知识属于意识层面的事物,对其进行管理难免有“虚无飘渺”、“无从下手”的感觉;知识管理在理论上是一门复杂的软科学,在实践上是一个复杂的系统工程。
企业档案管理的根本出路在于通过变革适应时代与环境变化的要求。知识管理作为知识经济时代的管理范式,能够为档案管理变革提供新的思维。从知识管理审视企业档案管理,可以促使企业档案管理很好地适应外部环境变化的要求,通过挖掘企业档案的知识价值,为企业价值创造活动服务,以适应现代企业制度建立和市场竞争日益激烈的要求;通过应用现代信息技术,以应对电子文件的冲击。
知识管理走出重围的捷径在于从借助、依托一种成熟的、具体的、简单的活动入手开展知识管理,通过对这种成熟的、具体的、简单的活动进行创新、拓展和提升最终实现知识管理。而档案管理无疑是知识管理中一种最为成熟的、具体的、简单的活动。
总之,现代的知识管理可以为传统的档案管理创新拓展提供方向与动力,而传统的档案管理可以为现代的知识管理简单实现提供路径与基础。
3.“档案知识管理模式”的基本思想
第一,以知识管理为导向创新拓展档案管理。档案管理应该以知识管理为导向,将文件、档案视为企业重要的知识资源,将档案管理的关注点从文件、档案实体转向文件、档案所蕴含的知识;应该按照知识管理的要求,应用先进的知识管理技术方法,创新、拓展文件、档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动,从而提升档案管理的价值,提高档案管理的地位。即,应该实行“以知识管理为导向的档案管理”。
第二,以档案管理为基础简单实现知识管理。知识管理可以从档案管理切入、起步,以档案管理为基础、核心;可以利用档案管理的基础,借鉴成熟的档案管理技术方法,开展知识的积累、组织、评价与服务等各项活动,从而促进知识管理的可操作性,促进知识管理的简单实现。即,可以实行“以档案管理为基础的知识管理”。
 二、理论依据
1.系统耦合原理
档案管理与知识管理具有相似性,两者既相近相通,又相差相异。一方面,两者的管理对象重叠,都包括文件、档案这种内源显性知识;两者的管理目的相近,都是为用户提供档案或知识服务,实现档案或知识的价值;两者的管理流程类似,都是“收集、存储→加工、整理→鉴定、评价→提供利用”;两者的管理技术相同,都以现代信息技术为支撑。另一方面,知识管理比档案管理的管理层面要高,管理深度要深,管理范围要广;档案管理侧重于确保文件、档案的完整性、真实性与可靠性,确保文件、档案的凭证性价值、长远价值与保存价值,知识管理则关注知识的可用性,关注知识的情报性价值、现实价值与利用价值;档案管理强调规范化、制度化、程序化,知识管理则鼓励宽松、创新。
档案管理与知识管理又具有互动性。知识管理可以拓展档案管理的领域,扩大档案人员的影响;可以促进档案的开发利用,实现档案管理的价值。档案管理有助于沉淀、积累知识;有助于传播、交流知识;有助于理解、挖掘知识;有助于保护知识产权。
从集合论来看,档案管理与知识管理是交叉重叠关系,但这只反映两者之间静态的相似性。从系统论来看,档案管理与知识管理是耦合关系,它更强调两者之间动态的互动性。从管理的角度来看,对于两个具有耦合关系的系统,人们应该采取有效措施,引导、强化、促进两者之间良性的、正向的相互作用、相互影响,从而激发两者的内在潜能。因而,我们应该通过双向审视,掌握档案管理与知识管理的耦合规律,利用两者的互动关系,增进两者之间的相互促进、相互提升、优势互补、协同共进,最终使两者走出当前困境,获取巨大发展。
系统耦合原理、档案管理与知识管理的耦合关系,为档案管理与知识管理的双向审视提供了最基本的必要性和可行性,为“以知识管理为导向创新拓展档案管理,以档案管理为基础简单实施知识管理”提供了最基本的前提。
2.档案后保管范式
档案后保管范式的产生主要源于两个直接因素:一是文件形态的变化,即虚拟的电子文件取代实体的纸质文件;二是文件数量的变化,即文件数量急剧增长。文件形态和数量的这些变化,使得大量信息流失,深层背景知识无法挖掘,有用文件被大量无用文件掩埋,给人们造成了“信息恐惧”、“知识饥饿”,于是传统的档案保管范式受到巨大挑战。
档案后保管范式的基本内容是新来源观、宏观鉴定论和知识服务。新来源观的实践目的在于通过捕获文件、追溯背景信息,提供丰富的知识资源;宏观鉴定论的实践目的在于通过提高文件鉴定效率,剔除低质文件,提供良好的知识结构;知识服务的实践目的在于指引用户从文件中获取所需知识,实现知识价值。新来源观和宏观鉴定论是知识服务的基础和保障,知识服务是档案后保管范式的核心和目的。
知识服务作为档案后保管范式的核心和最终目的,体现了关注知识价值、重视提供知识、强调应用知识的思想理念,这种思想理念也正是知识管理的核心价值观念。可见,档案后保管范式的思想内核体现和反映了档案管理朝知识管理方向发展的内在要求和必然趋势,为“以知识管理为导向创新拓展档案管理”提供了坚实的理论基石。
3.企业资源基础理论
企业资源基础理论的基本思想是:第一,企业的竞争优势不在于企业外部的力量,而源于企业内部的资源;第二,只有具有战略性、独特性、难以模仿性的资源(核心资源),才能为企业带来长期可持续的竞争优势。
图书、情报作为从企业外部收集、购买而来的显性知识(外源显性知识),只具有战略性,不具有独特性和难以被模仿性,因而只能为企业带来平等的竞争优势。而文件、档案作为产生于企业自身各项生产、经营、管理活动的显性知识(内源显性知识),不仅具有战略性,更具有独特性和难以模仿性,因而能为企业带来长期可持续的竞争优势。而且档案管理是有效获取、管理、利用隐性知识(核心资源的一种)的重要手段。
企业资源基础理论论证了“文件、档案是企业核心的知识资源”、“知识管理可以以档案管理为基础、核心”的观点,为“以档案管理为基础简单实现知识管理”提供了理论依据。
4.简单管理思想
简单管理的思想精髓在于:第一,从简单的事情做起;第二,用简单的方法做事;第三,按客观规律做事。它启示人们:知识管理可以从档案管理切入,可以利用档案管理技术方法,可以借助档案管理与业务流程紧密结合。这充分论证了“以档案管理为基础简单实现知识管理”的科学性与合理性。
 三、具体实现
1.总体框架
根据系统耦合原理,档案管理系统与知识管理系统耦合的最终结果是一个新的知识管理系统。因此,应该总体上基于知识管理,同时借助、参考档案管理,来设计“档案知识管理模式”的总体框架。从迈克尔•波特的价值链理论来看,“档案知识管理”的基本性价值活动由知识积累、知识组织、知识评价与知识服务等组成,支撑性价值活动包括企业文化培育、人力资源管理、组织结构设计和信息技术应用等。
2.基本活动
第一,知识积累环节。“以知识管理为导向创新拓展档案管理”主要体现在:不局限于传统文件、档案的归档、收集,而是按照知识管理的要求加强对隐性知识的记录与收集,加强对非正式文件及外部信息的收集,从而极大地拓展了档案管理的范围。“以档案管理为基础简单实现知识管理”主要体现在:以文件、档案作为知识库的资源基础;借助档案管理中形成必要文件、进行文件归档、实行档案集中统一管理等传统的、成熟的技术方法,使知识积累有了具体化的手段和制度化的保障。
第二,知识组织环节。“以知识管理为导向创新拓展档案管理”主要体现在:在档案实体分类的基础上,进行档案内容分类;从一维层次结构的分类体系拓展为多维层次结构的分类体系。“以档案管理为基础简单实现知识管理”主要体现在:借助档案内容分类达到知识分类的目的;重视基于历史主义的来源原则在知识分类中的重要意义。
第三,知识评价环节。“以知识管理为导向创新拓展档案管理”主要体现在:比传统档案鉴定更关注档案的情报性价值、现实价值与利用价值;更重视普通用户在档案鉴定中的作用;在保存历史的同时兼顾促进知识创新的需要。“以档案管理为基础简单实现知识管理”主要体现在:借鉴档案鉴定的二次鉴定过程进行知识入库评价与定期评价;参考档案鉴定的基于内容标准的直接鉴定法与基于来源标准的职能鉴定法开展知识评价。
第四,知识服务环节。“以知识管理为导向创新拓展档案管理”主要体现在:按知识服务的服务理念(以用户为中心),服务目的(为用户提供知识与问题解决方案)、服务主体(强调由专家团队开展服务),资源基础(强调基于集成的信息与知识资源提供服务)、服务方式(强调实施主动服务)、服务手段(强调开展网络化与智能化服务)、服务策略(强调提供个性化与针对性服务)、服务过程(强调开展全过程服务)、服务时效(强调进行实时服务与超前服务)等创新、拓展和提升档案服务。
3.支撑活动
第一,企业文化培育方面。档案管理人员应更具有创新精神;知识管理人员应更具有实务精神;档案管理人员与知识管理人员及全体员工都应具有团队合作的精神和知识共享的理念。
第二,人力资源管理方面。应提高档案管理人员的素质;构建包括档案管理专家、知识管理专家、信息技术专家、业务活动专家和其他领域专家在内的工作团队。
第三,组织机构设计方面。应整合企业的信息资源管理机构(档案管理机构、图书情报机构、信息技术部门);应该设置CKO(Chief Knowledge Officer)岗位,档案管理人员进入CKO团队。
第四,信息技术应用方面。应大力应用各种现代信息技术,同时正确处理好管理与技术的关系。
4.系统构建
“档案知识管理”系统的构建应该遵循资源集成、功能集成与系统集成的原则。在对当前企业中各种类型的档案管理系统与业务系统(以OA系统为例)关系、知识管理系统与业务系统关系的特点与优劣进行比较分析的基础上,笔者提出,“档案知识管理”系统的构建策略是,在基于知识管理的业务系统(如KOA系统)中实现文件、档案一体化管理、集成管理。这样知识管理的思想理念自然而然地渗透、体现于档案管理,实现了“以知识管理为导向的档案管理”;而档案管理也自然而然地成为知识管理的基础、核心,实现了“以档案管理为基础的知识管理”。
 四、案例分析
SG钢铁集团有限公司自2005年起开始实施“知识资源管理”。《SG知识资源管理构思》中提出的“SG档案管理应以知识资源管理为发展方向,知识资源管理应以档案管理为核心”,与本文“档案知识管理模式”所倡导的“以知识管理为导向创新拓展档案管理,以档案管理为基础简单实现知识管理”相当吻合。实践中SG集团的知识资源管理也正是一种“以知识管理为导向的档案管理”与“以档案管理为基础的知识管理”。SG集团“知识资源管理”的成功实施表明,“档案知识管理模式”具有可行性。
    本文启示我们:档案管理应该在坚持本专业的基本价值、核心理念的基础上,通过大胆创新、积极进取,充满自信地融入更为广阔的知识管理舞台;知识管理学科应该从档案学等传统学科中汲取营养,知识管理活动应该建立在档案管理等基础性活动之上,知识管理工作者应该具有务实精神。

本文为徐拥军博士论文文摘,论文全文14万字。