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档案法制 >> 《关于加强全市企业档案信息化建设的意见》

发布时间:2017-12-25 13:37:45  作者:本站编辑  来源:本站原创  浏览次数:

 

大档发〔2007〕32号

印发《关于加强全市企业档案信息化建设的意见》的通知

 

各区市县档案局(馆),开放先导区档案处(室),各企业档案部门:

现将《关于加强全市企业档案信息化建设的意见》印发给你们,请结合本地区、本单位的实际贯彻执行。各地区、各单位在工作中如发现问题可及时向市档案局反映。

 

 

大连市档案局

2007年10月18日

关于加强全市企业档案信息化建设的意见

(2007年10月18日)

为促进全市企业档案信息化建设健康发展,全面提升企业档案信息化建设水平,根据《国家档案局中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》和《国家档案局 中央档案馆关于加强企业档案信息化建设的意见》,提出如下意见。

一、充分认识企业档案信息化建设的重要性和紧迫性

(一)企业档案是企业重要的基础性、原生性信息资源,在企业发展中发挥着不可替代的信息支撑作用。档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分,也是企业档案管理创新的重要方面。各企业应采取有效措施,加大投入,确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用,全面推动企业档案管理现代化。

(二)我市的企业信息化建设取得了一定成绩,对企业又好又快发展起到了积极促进作用。但面对档案信息化建设的新形势,依然存在一些薄弱环节,电子文件归档不及时、安全保障体系不够健全等问题较为突出。各企业要进一步增强责任感和紧迫感,抓紧解决工作中存在的问题,不断提高企业档案信息化水平。

二、明确企业档案信息化建设的目标与原则

(三)企业档案信息化建设要以促进、完善企业信息化和提升档案管理水平为总目标。企业档案信息化建设要适应企业信息化的要求,建立科学适用的文件归档、保管和利用管理系统,正确处理循序渐进与整体提升的关系,保证企业档案信息化建设健康有序发展。

(四)坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业应将档案信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案,档案部门应加强与信息化建设主管部门的联系,提出档案信息化工作的基本要求,并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中,实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

(五)坚持技术与管理并重的原则。以管理统领信息技术,以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用,信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。

(六)坚持投入与效益并重的原则。企业档案信息化建设要从企业的实际需求出发,制定立足长远、切合实际,符合管理要求、顺应技术趋势的档案信息化建设总体方案,尽可能采用成熟的信息技术和产品,提高技术质量,节约建设成本,避免不必要的浪费。

(七)企业档案部门要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件(数据)的采集、归档、存储和管理工作,做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作,为企业提供档案信息网络化服务。

三、建立健全企业档案信息化建设规章制度

(八)贯彻执行《大连市归档电子文件管理规范(试行)》、《大连市归档电子文件整理细则(试行)》等规范性文件,建立、健全并落实电子文件的形成、流转、处置和监控制度,收集、归档、鉴定和销毁制度,利用和保密制度,安全管理与责任追究制度。根据电子文件的特点,实现电子文件、电子档案的全程管理。

(九)企业应保证电子档案真实、完整和有效。对保管期限为永久和长期的电子档案,应同时保存相应的纸质档案,并确保相关电子档案与纸质档案的一致性。

(十)企业应保证电子文件的凭证作用。对只有电子签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子签章。

四、建立适应企业信息化要求的档案管理系统

(十一)重视档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接,确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计,应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。

(十二)企业档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能,能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入(输出)及格式转换的控制与管理,满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。

五、完善电子文件归档与档案信息数据库的管理

(十三)企业档案部门应参照国家有关规定,根据文件和数据价值,确定电子文件归档的范围、内容及保管期限。企业档案部门应与信息管理部门共同对企业信息化建设中各类业务信息系统(企业资源计划、客户关系管理、计算机辅助设计/工艺/制造、产品数据管理、计算机集成制造系统、办公自动化系统及电子邮件系统等)所形成的文档及数据库信息提出归档管理方案。

(十四)企业档案部门要加快以纸张、胶片、录音带、录像带等传统载体保存的档案信息数字化工作。根据现实需要,立足当前、着眼长远,制定档案数字化的先后次序,确定轻重缓急的工作方案。集中力量,优先整理编目、优先数字化那些与企业发展、职工利益关系最密切的各类档案。

(十五)加强档案原文数据库和多媒体数据库建设。逐步建立起档案原文数据库,实现档案信息全文检索,分级在局域网和互联网上提供利用;分步骤、分阶段地开展照片、录音、录像档案的数字化,逐步完成多媒体数据库的建设,不断充实企业档案信息数据库的内容。

六、建立档案信息安全保障体系

(十六)确保电子档案的安全。企业档案部门要建立严格管理制度,从技术与管理两方面,确保档案实体与信息的安全,确保网络传输及档案数据库的安全。

(十七)提高信息安全意识,加强安全保密教育,防止失密、泄密的发生。档案部门务必加强档案信息公开前的鉴定工作,非公开的档案信息一律不得通过因特网公布。要建立电子档案的数据备份和灾难恢复机制。

(十八)注意保护信息化建设过程中档案信息及信息产品的知识产权,保护国家和企业利益,保护个人隐私。

七、加强档案信息资源的开发利用

(十九)提供高质量的服务。信息技术为档案服务提供了便利条件,档案部门应进一步加强档案资源建设,根据企业经营需要,提供专题或集成的档案信息服务。

(二十)企业可以利用本企业网站,建立档案网页,整合各类信息,宣传档案工作,为有关方面提供有效、及时的信息服务。

八、加强对企业档案信息化建设的规划和指导

(二十一)全市各级档案行政管理部门应加强对企业档案信息化建设的引导,积极推进企业档案信息标准化和规范化建设。贯彻落实国家档案信息化相关标准和规章,并结合企业档案信息化建设的实际情况,适时制定相关企业电子文件、电子档案管理的标准与规范及其实施细则,保证企业档案信息化建设顺利进行。

(二十二)企业档案信息化建设要与企业改革与流程再造相结合,与企业档案管理模式创新相结合,要积极开展对企业档案信息化的研究,及时交流和推广先进经验。

 (二十三)加强企业档案信息化管理人才队伍建设。加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训,提高档案人员运用信息技术的技能,为推进企业档案信息化建设提供人才保证。

 

 

 

 

主题词:档案工作  信息化  企业  意见  通知

抄 送:国家档案局,辽宁省档案局,大连市信息产业局

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大连市档案局办公室      2007年10月18日印发

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                                 (共印200份)