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教育科研 >> 网络环境下档案信息资源开发特色探析

发布时间:2009-06-16 00:00:00  作者:本站编辑  来源:本站原创  浏览次数:
 
【摘  要】:本文将从开发原则、开发环境、开发产品、开发过程、开发手段、沟通方式以及传播途径等方面论述网络环境下档案信息资源开发的特色所在,希望通过这些论述使学界对网络环境下的档案信息资源开发的特色有个清晰的认识。
【关键词】:网络环境  档案信息资源   开发 

The characteristic of developing information resources of the archive under the environment of the network

(Shanghai University, Daichuan Ni)

Summary:This paper will be from the principle of developing , development environment, develop products , develop course , develop means , way of communication and propagate way ,etc. respect expound the fact network archive characteristic , information of development of resources under the environment, and hope that there is a clear understanding to the characteristic of development of resources of archive information under the environment of the network in the academia to describe making through these.
Key words: Environment of the network, Information resources of the archive, Development

近年来,国家大力推进信息化建设,党的十六大明确提出“以信息化带动工业化,以工业化促进信息化”的战略方针。在这一大背景下,学界对于网络环境下的档案信息资源开发研究比较多,纷纷从各个角度阐述作者对于这个主题的理解,本文试图从开发原则、开发环境、开发产品、开发过程、开发手段、沟通方式以及传播途径等方面论述网络环境下档案信息资源开发的特色,希望档案界对其有一个全面的认识。
一、开发环境:“网络环境”成为时代特色
随着社会信息化进程的不断加快,一个网络化、数字化的网络信息环境正在加速形成。它的基本特征是,信息交流的全球网络化和信息资源开发利用的全程数字化。网络化、数字化的信息环境将改变传统的文献资源共享模式,使全球信息资源共享更加有效和快捷。“网络化”与“数字化”的信息环境无疑是我们所说的网络环境下档案信息资源开发特色之首!
1网络化潮流
众所周知,网络已成为21世纪人们生活的时尚,已经走进人们的生活之中,它已经成为一种史无前例的交流工具,是一种跨越国界、文化以及语言的全新媒体,它更新了人们的观念,改变了人们的思维方式、行为方式、生活方式以及工作方式,引起社会结构和价值观的深刻变化,网络已经覆盖了社会的方方面面,人们已经较为广泛地利用网络来获取信息,解决工作、学习、科研、生活中遇到的种种问题。著名未来学家托夫勒在《力量的转移》一书中指出:“未来生产和生活方式的核心是网络,谁控制了网络、谁控制了网上资源,谁就是未来的主人。”[1]网络已经形成一股潮流,在网络环境下,传统的档案管理方法,档案信息资源开发手段以及开发理念已经不能完全适应新的环境,亦无法跟上时代的步伐。而网络化社会形态的形成正成为现代档案信息资源开发所面临的崭新环境,“网络化”已经成为我们时代特征的代名词,它集中概括了我们这个时代的特征,更是新形势下档案信息资源开发特色的重要表现。
2 数字化生活
“数字化”其实是一个极其抽象复杂的概念,它以“比特”为基础,以数字化技术为工具,影响着我们生活众多方面。“数字化”简单地说,就是用“0”和“1”两个数字编码来表达和传输一切信息,把计算机技术中的二进制方式普遍化的过程。信息的最小单位就是比特(Bit),它也是计算机存贮的最小的信息单元,可以说数字化就是把客观事物的“状态”以比特计量。数字化技术是一个模糊的概念,它是多种现代科学技术的综合体。数字化技术的基础是计算机技术和网络技术,在此基础上,数字化技术还涉及通信技术、电子技术、自动控制等多种技术门类。实际上,对于我们信息领域来说,数字化即是一个形态又是一个过程。作为形态,它向我们描述了未来社会信息领域的集中特点,即信息的贮存方式以及存在方式将会是以“数字化”的形式面世;另一方面,作为过程,它是相对于目前网络社会环境而言,我们由于传统所致,存在着大量的非数字信息资源,如果要在网络环境中更好的为社会保存和利用,必须对这些浩瀚的非数字信息进行数字化,使之便于保存、传播和利用。[2]
二、开发原则:“网络伦理”走进档案信息资源开发
当下能否构建全球的网络伦理确实是个现实的问题,能否达到全球共识下的心灵的自律,对黑客行为、侵犯知识产权、暴露个人隐私、谎言、网上欺诈、公布假信息、恶意攻击、垃圾邮件、网络色情、网上洗钱等等行为,可否建立基于全球共识的普世伦理,正成为一个迫在眉睫的世界性难题。正是在这一系列问题频频出现的大背景下,“网络伦理”被学界提出来,并引起了强烈反响,从此人们开始关注、讨论和研究“网络伦理”问题。
与传统环境一样,网络环境下的档案信息资源开发需要遵循以下几个原则,即“协调性原则、合法性原则、效益性原则以及特色性原则”,但是我们也要清楚,在网络环境下,这四个基本原则还有其自身的特殊含义,那就是它们都是建立在网络环境的基础上谈“协调、合法、效益以及特色”的,为此,无疑这些原则在享有共性的同时,其本身也蕴涵着网络环境中的个性。除此之外,因为在网络环境中档案信息资源开发与网络息息相关,同时近年来有关网络道德方面的呼吁开始受到社会的普遍关注,从而产生了一个新名词即“网络伦理”,从而,处于网络环境中的档案信息资源开发也受到“网络伦理”理念的直接影响,“网络伦理”开始走进档案信息资源开发,对我们现代条件下开展档案信息资源开发起着思想制约作用。因此,作为网络环境下的档案信息资源开发工作,它无疑和网络会发生种种关系,特别是档案信息本身的特性决定了它在网络中传播,不仅要遵循基本的合法性原则外,时下的“网络伦理”同样应该在档案信息资源开发过程中受到关注和重视,从而避免在开发中产生一些不符“网络伦理”原则的负面影响。因此,正如标题明确说明的那样,笔者认为,在开发档案信息资源工作中,我们必须让“网络伦理”走进开发全过程,使之成为我们“四项原则”外的另一新的原则。这正是网络环境下档案信息资源开发的特色之一。
三、开发产品:“数字化”形式成为潮流
随着电子政务与电子商务的推进,电子文件的数量得到快速增长,但是,我们不可否认的一个事实是,目前在档案馆档案信息资源结构中,纸质档案资源仍然占着绝对统治地位。在网络环境下,由于人们的利用方式发生了改变,大都习惯于计算机辅助阅览甚至是网上在线阅览,这对传统的档案馆资源开发工作提出了挑战。为此,“纸质资源数字化”在档案事业信息化建设中被提到一个重要高度。笔者以为认为,“纸质资源数字化”应该作为网络环境下档案信息资源开发的一个基本理念,这是基于两方面考虑的,一方面档案馆纸质档案数字化是当前档案馆工作的重要内容,另一方面纸质资源数字化有利于档案信息资源在网络环境下的深层次开发。它是档案信息资源深层次开发的基础性工作,也是档案信息资源开发的一重要内容。
传统环境下的档案信息资源开发产品虽然具有一定规模,大量的历史文献和珍贵档案信息通过档案工作者的辛勤劳动而得到面世,也在一定程度上产生了经济效益和社会效益,在社会、经济、政治和文化等方面发挥了重大作用。但是,面对网络环境,我们必须在保持优良传统的基础上有所创新,开发出适应网络时代社会和人们所需求的档案信息资源产品,这些新产品的问世也正是网络环境下档案信息资源开发特色之一。相对于传统环境下的档案信息资源开发产品如文献汇编、文摘汇编、组织沿革、专题概要等书籍以及报刊杂志等出版物来说,网络环境下的档案信息资源开发产品中会根据社会需要继续保留这些传统精品,同时适应社会需求开发出具有时代特色的产品,其中多媒体形式以及专题数据库形式的档案信息资源开发产品为典型代表。
四、开发过程:“交互化”方式突破时空界限
传统地档案信息资源开发由于受时代条件地限制,大部分是体现在档案馆(室)内的“编研部门”的档案文献编研工作上,主要是通过摘抄、缩微拍照、出版文献汇编等形式开展,大都是“以人文本”式的手工操作,具有很大的局限性,特别是费时、费力,且效率与效益均不高,难以满足档案利用者的信息需求。而在网络环境中,因为时代所赋予的技术支持,这种状况将得到大大改观。
网络环境中,因为时代赋予了档案信息资源开发以技术支持,如互联网的诞生,计算机技术的发展,通信技术的变革等,这些新技术为档案信息资源开发提供了有力的技术支持。在这些技术支持下,我们可以突破传统环境下档案信息资源开发的时空限制,可以在网络技术的支持下,实现“交互式”的开发过程,可以突破时间与空间对档案信息资源开发的限制。例如,我们可以利用扫描技术将文献数字化,然后通过一定的软件将图片格式的文件转换成文档格式,从而免去了过去手工摘抄的麻烦与低效率;我们可以通过网络技术在互联网上实现“虚拟分工”和“联合作业”,跨越时空界限,提高档案信息资源开发工作的效率与效益;可以充分利用“网站”功能,与用户、领导、同事进行在线沟通,既方便又快捷,从而保证“因需而开”(既针对用户需求进而开展档案信息资源开发)。
五、开发手段:“现代化”手段被广泛采纳
相对于传统环境,网络环境下的档案信息资源开发在开发手段方面采用了一些新的方法,这些新方法集中体现了当前以计算机技术、网络技术、通信技术为标志的信息技术特征,愈来愈“现代化”,这正成为其特色所在,即充分利用新技术,使技术引导开发过程的便捷、安全、有效。具体说来,就是要充分利用高科技给我们所带来的潜在效益去加强档案信息资源开发,开创档案信息资源开发的新局面。我们可以充分利用网络技术,实现档案信息资源开发的网络化过程管理;利用新型的扫描技术,实现传统纸质档案的数字化;利用数据挖掘技术以及智能搜索引擎技术,实现海量信息的精确查询;利用网站以及网页技术,建立数字档案馆与传统档案馆交相互应,实现适量档案信息的网上传播等。
六、沟通方式:“在线化”成为重要纽带
这里的服务是一个广义的概念,主要泛指档案信息资源全过程中,档案工作者与社会用户之间关心问题,专指档案工作者根据用户需求以及用户的意见,开发符合需求的档案信息产品,同时尽力解答用户的用前咨询以及用后的信息反馈等,在最大程度上为用户营造一个用户满意的档案信息资源利用环境,使用户需求与档案信息资源开发之间形成一个良性的互动,共同促进档案信息资源开发朝着一个更多,更好,更准的方向发展。为此,档案工作者在档案信息资源开发过程中,需要主动的从用户的角度去思考问题,找出用户的潜在需求,同时通过各种途径,利用各种措施,调查和分析用户的需求状况以及需求特征,从而针对性的满足用户需求。而在传统环境中,这类工作的完成囿于条件的限制,开展起来不是很顺利,效果也不是很理想,总是停留在一个美好的“理念”之中。而在网络环境中,我们档案工作者可以充分利用传统与现代赋予我们的机遇,在传统服务方式的基础上,充分利用网络环境中的新特点,采用多样化的服务方式与各类机构、人员建立联系,促进档案信息资源开发。
笔者认为,在网络环境下,服务方式“在线化”应该成为其特色所在,成为档案保管机构在开发档案信息资源过程中与各部门、人员之间沟通的重要要纽带。实际上,网络环境中的网络技术已经赋予了这种可能性的实现。我们可以通过如BBS论坛,聊天室的在线聊天,网站公布、网络问卷等新方式与各相关部门、人员、用户建立联系,“在线”协调工作,研究问题,调查社会需求,解答用户疑惑,满足用户需求等。可以说,这些在传统环境中受时空限制且需要“人对人”式开展的工作,在网络环境中,我们完全可以利用当前的技术实现“在线”处理,突破时空限制,这是网络环境中档案信息资源开发的又一特色。
七、传播途径:“因特网”成为重要媒介
档案信息资源开发产品终极目的的实现是建立在用户利用基础之上的,为此,档案机构在规划档案信息资源开发的过程中,不仅要做好开发内容、开发措施、开发人员等发面的规划,还要做好传播途径方面的规划,以便开发产品更快、更便的通向用户,实现这些“产品”的价值。
与传统环境中一样,我们还是可以通过报刊、杂志、电视、广播等传统媒介去宣传我们的开发“产品”,令人欣喜的是,处于网络环境中的档案信息资源开发“产品”,除了可以继续采用这些传统传播途径外,我们又多了一个新型且非常快速、便捷、高效的传播途径,即通过“因特网”实现传播途径网络化。顾名思义,即将我们的开发产品尽量在必要限制的基础上通过网络化途径向社会传播,迎合广大用户网络环境中的利用心理,满足他们的利用需求。实际上,这是未来社会进一步发展的大势所趋,网络社会的最终形成的直接结果是人们生活、工作方式的重大改变,最大特征即是充分依赖计算机和网络,离开了这两点,很难想象人们怎样生活和工作。为此,“传播途径网络化”这一开发理念具有超前意识,这是网络环境下档案信息资源开发的又一重要理念,它在一定程度上决定了网络环境下档案利用工作的兴衰。为此,笔者认为在网络环境中,“因特网”成为档案信息资源开发产品传播的重要媒介,同时是网络环境中档案信息资源开发的重要特色之一。

注释:
[1].转引自赵屹著.档案信息网络化建设.北京:北京图书馆出版社,2003
[2].http://www.dwzx.net/system/2003/03/17/000013873.shtml
参考文献:
1.赵屹著.档案信息网络化建设[M].北京:北京图书馆出版社,2003
2.杨公之主编.档案信息化建设导论[M].北京:中国档案出版社,2001
3.张照余著.档案信息网络化建设研究[M].北京:中国档案出版社,2001
4.孟广均主编.信息资源管理导论[M].北京:科学出版社,2003
5.傅荣校著.档案管理现代化[M].杭州:浙江大学出版社,2002

作者详细资料:
姓名:倪代川   单    位:上海大学图书馆
职称:馆 员    毕业院系:中山大学 资讯管理系 档案学专业
联系方式: e-mail:nidaichuan@163.com
地址:上海市  宝山区  上大路99号  上海大学图书馆  倪代川收
邮编:200444