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教育科研 >> 电子文件管理流程的变化及其引发的思考

发布时间:2009-04-27 00:00:00  作者:本站编辑  来源:本站原创  浏览次数:
  文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动,包括鉴定、归档、整理、保护、检索(著录和查询)、提供利用等多项业务内容。与纸质文件管理流程相比,电子文件管理流程正在发生一些值得关注的变化,很多为人们所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。
  一、电子文件管理流程在时间上变化 
  1、提前。这是所有电子文件管理流程变化中最明显也是最普遍的一种表现。考虑到电子文件信息更改、易流逝,如果还像过去一样,按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件,那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前,电子文件就被更改甚至删除了,导致文件流失、失真等现象的发生。并且,还会造成重复劳动,如形成者在对文件形成时已提取了主题词,归档后还会有主题标引的工作。此外,甚至可能导致额外劳动。如为了弥补电子文件管理前期管理不善的后果而采取一些补救措施。耗费不应消耗的资源。因此,应把需要和可能实现的管理功能尽早实现,如提前到电子文件形成阶段。目前,比较普遍的提前的管理活动包括:
  (1)归档。纸质文件的归挡时间一般分为两类,一是文件形成后第二年上半年归档,主要适用于行政文件,二是项目结束后归档,主要运用于科技文件。这种情况在电子环境中发生了变化,归档时间明显提前。如首都机场集团公司,其文书文件处理完毕后存入有关数据库,只要工作时间允许,档案人员可以随时将之归入档案数据库,归档之前需要增加一些管理性信息,如分类号、档号等,而不必再等到第二年的上半年。笔者曾先后走访过航天集团50l所、信息产业部38所等单位,为了保证信息资产免遭流失,这些企业规定设计部门的所有图纸最后都必须由档案部门控制输出,即实现“集中出图”。而集中出图的前提就是CAD电子文件的实时归档,即电子文件在形成后,即刻向档案部门移交。设计人员完成设计任务后,或通过网络将CAD文件传送到档案部门,或采用送交磁盘的方法将CAD文件先行集中到档案部门,由档案部门打印底图送各主管人员签署,签署后的底图,晒印成蓝图后分发给生产部门。实时归档除了避免了设计任务结束后设计人员将原来文件删除的现象,保证了CAD电子文件的齐全和完整;还及时集中了设计成果,在此基础上,通过组织数据库、开发检索系统等措施,可以尽快实现设计信息在企业内的共享。
  (2)鉴定。归档是鉴定结果的一项执行活动,归档的提前必然要求鉴定工作的提前。最理想的情况是由计算机自动鉴定,即在电子文件管理系统设计的调查阶段,便着手开始办保管期限表的指定工作,根据机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤;根据业务流程图中所展示的电子文件生成节点,明确电子文件的种类;结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤,将这些职能、工作、环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存,其他文件酌情考虑;将上述结果反映在电子文件保管期限表中,并将电子文件保管期限表纳入管理系统,即按照规定的文件种类(名称)、区分这些不同种类(名称)文件价值的依据、保管期限,开发自动鉴定的功能模块。文件一旦生成,系统便将文件与保管期限表的条款对照判断,然后文件才能进入正常的处理流程;如果系统不能自动判断文件的保存价值,系统则及时提醒文件管理人员或档案人员人工鉴定。目前完全实现自动鉴定的事例较少见,但是已有不少单位通过制度规定文件形成人员具有鉴定的职责,届时系统会自动提醒或要求其判断电子文件的保管期限。
  (3)著录。为了保证著录信息的准确,减少重复劳动,很多单位要求在文件形成之时由形成者完成一些著录项目的编制工作,这一功能最好设计到电子文件管理系统中,由系统给形成者提要求。不完成此工作,无法进入下一个流程。比如北京市政设计院的电子文件管理系统中,从设计工作的开始阶段,设计人员必须完成由档案部门设计的著录单(记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等),方可进入设计系统的界面开始工作。在机构中,为了方便文件形成部门的著录,保证这项工作的标准化,以便档案部门将著录数据纳入统一的数据库中,档案部门可以与文件形成部门合作,将需要著录的项目编制成统一的表格软件,发给(或置于内部网上)文件形成者,保证著录信息的高质量,同时也避免了档案工作者在文件归档后的低效率劳动。目前,有一种管理思路是利用元数据技术,将电子文件管理所要求的元数据嵌入文件管理系统,由系统自动完成大部分的著录工作,这种工作对用户是透明的,不会造成文件形成者的反感。
  2、延长。一些原来只在某一个时间点上完成的工作现在需要在一个连续的时间段上完成,这个时间段有时甚至跨越电子文件的整个生命周期。最典型的是著录,著录将贯穿于电子文件的编制、处理、归档、迁移、利用等整个生命周期,这种时间上的延长与著录内容的变化息息相关。
  二、电子文件管理流程在内容上的变化
  1、简化。快速运算和高密度存贮是计算机的长处,利用这些长处,可以帮助文件管理者做很多事情,从而减少有关工作量,如实体整理。实体整理是对文件实体分门别类,实现馆、室藏排列的有序化。在纸质文件管理中,它是工作任务最为繁重的一部分,因为实体整理的结果与调阅查询直接相关。而电子文件信息存贮的高密度导致了文件存贮空间的减少,实体整理仅指对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的简单归类,整理的结果与联机检索中的信息查询无直接关系。
  2、复杂。
  (1)信息整理。信息整理是与实体整理相对的一个概念,指从文件内容反映的主题概念等出发对文件的种类加以区分,目的在于为用户提供多个检索途径。纸质环境中,信息整理的目的是解决实体单线排列和检索角度多元化的矛盾。而电子文件具有信息与特定载体之间的可分离性,在计算机联机设备中,不存在所谓的文件“单线排列”,可以实现信息的一次输入,多次逻辑输出,每次输出的依据(从查询方来讲,就是检索途径)都可以不同。数据库技术和WWW技术的综合应用为电子文件信息的组织提供了很大的空间。
  (2)鉴定。为了同时保证电子文件的有用性和可用性,使得到保存的电子文件具有实现其价值的可能,鉴定工作需要完成这样3项判断工作:某信息集合是否是电子文件、文件所含内容具有多长时间的保存价值、文件的技术状况是否能够保证其内容价值的实现,即鉴别、内容鉴定和技术鉴定。其中,鉴别的任务是将电子文件从机构信息流中挑选出来。机构内部可能存在多个信息系统,这些系统中保存有多种数据信息,并不是所有的信息都是文件信息,如私人邮件。技术鉴定包括电子文件真实性检测、完整性检测、可读性检测、无病毒鉴定和介质状况检测。
  (3)著录。著录是时间和内容都发生显著变化的管理活动。由于电子文件有可读性的要求,在技术上不断升级的情况下,不可能只通过静态保存的方法来保管归档文件,需要对之不断的复制和迁移。电子文件不可能不变,在变中维护其真实性的方法之一就是对文件和文件管理活动的著录,所以电子文件的著录不仅是编制检索工具的手段,同时还起到维护电子文件真实性的作用。这决定了电子文件著录的信息源不仅是文件内容本身,还包括生成、管理电子文件的活动。著录必然贯穿电子文件整个生命周期,不同的活动形成不同的著录项目,如在形成阶段完成文件的生成系统、形成者、编制目的等项目著录;归档阶段,完成归档号、归档者等项目的著录;在迁移活动中,完成迁移者、迁移前后的平台项目的著录。
  三、对电子文件管理流程变化的思考
  上述变化刚刚发生时往往是个别单位应情势需要被迫采取的应急措施,或是对研究人员理论设想的实验,变化发生的路线是自下而上的,即先在个别单位个别管理环节上产生变化,再向别的单位推广,再考虑其管理环节。而当新做法在较大范围内获得成功后,电子文件管理流程的改变便转向有意识、有计划、主动地进行,变化的路线也逐步由自下而上转向自上而下,即先对电子文件管理流程进行全面的思考,从整体上去重新组织和设计文件管理流程,再依次对个别管理环节进行改造。
  “业务流程重组”理论首先于1993年由美国学者哈默和钱皮提出,他们认为在顾客需求发生变化、竞争加剧、企业面临的变化本身也在变化的情况下,企业需要从根本上思考并彻底重组业务流程,以提高其整体效率。此后,该理论在全世界迅速传播并产生广泛影响。近年来随着ERP软件在我国的使用,多数企业发现应用软件的业务和管理基础存在很大问题,业务流程重组在媒体上出现的频率很高。这些“重组”和“再造”的理念反映了信息社会外部环境不断变化的条件下,管理领域改革的共同思路,也反映了多学科之间的相互碰撞、借鉴和渗透。在很大程度上,电子文件管理流程的改变确实是一种“重组”,因为:
  1、电子文件管理工作面临两个方面的重要变化,其一,电子文件具有传统文件所具备的系统依赖性、信息易变性等技术特点,电子文件管理面临真实性、完整性和长期可读性难以保障的难题。其二,电子文件管理工作从本质上是一种信息管理工作,要充分利用信息技术,突破纸质条件下信息传输、加工的不足,提高管理效率,是信息时代机构发展的必要条件。
  2、电子文件管理流程的改革,如同“业务流程重组”和“政府再造”一样,要从机构管理的整体进行根本性考察,不能拘于某个细节或局部,要对全部电子文件管理活动进行系统分析和科学整合。这种“彻底的思考”和“重组”的基本特征。
  3、电子文件管理流程的合理改革,必然包含着管理者主动的思考与设计,而不能只是被动的应急。这种主动的参与和着眼于长远的设计是“重组”的内涵。
  4、重组不仅发生在业务层,还发生在体制、组织结构、管理理念等多个其他层面。这些层面之间具有复杂而紧密的联系。归于电子文件管理流程而言,产生相应变化的单位内部同样也在管理职责、制度、理念等方面进行着相应的调整。