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教育科研 >> 企业档案工作与技术创新略论

发布时间:2008-11-18 00:00:00  作者:本站编辑  来源:本站原创  浏览次数:
                                             企业档案工作与技术创新略论
                                     神华国华徐州发电有限公司总经理工作部综合档案室  王巍
 
[内容摘要] 论述了企业档案工作在技术创新中的作用、企业档案工作应如何应对技术创新、企业档案工作应如何与时俱进、顺应技术创新之需,科学、合理、准确地采取对策。
[关键词] 技术创新   企业档案工作
 
企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和,它原始地记录了一个企业的发展过程,对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容,在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。随着科学技术的不断发展进步,技术创新对社会进步的贡献额越来越大,对市场经济条件下的各个竞争主体抢占市场制高点至关重要,可以说,没有技术创新就没有社会的进步,技术创新能力已成为企业、高校和科研院所综合竞争力的主要衡量标准。企业档案管理工作如何与时俱进、顺应技术创新之需,科学、合理、准确地采取对策,本文笔者略陈浅见。
一、企业档案工作在技术创新中的作用
1.技术创新要求企业档案工作提供所需的技术信息,档案成为技术创新的重要信息源之一。技术创新不是凭空设想,它必然是在已有技术水平继承基础上的发展与突破,这是科学技术发展的客观规律。这“已有的技术水平”大部分就存储在档案里。档案作为原生性信息,是技术创新活动最客观的记录,是后续科技活动不可多得的第一手资料。正是因为档案是在生产、经营、科研等活动中形成的有保存价值的文件材料,所以技术创新活动必须也只能大量地利用这些档案,以便节约成本。例如我公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案,我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案,利用科技档案卷次共800余卷,从1997年至2001年,先后对8台机组进行了现代化技术改造,改造后的机组各项经济技术指标,达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造,不仅延长了机组的寿命,使老机组焕发了青春,而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平,增强了企业实力,对于企业参与市场竞争,迎接新世纪挑战,无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中,以汽机通流部分改造为重点,对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造,热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调,使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高,并取得明显的综合经济效益。
2.技术创新要求企业档案工作人员十分关注档案的质量。质量控制是现代管理的重要手段,“质量控制不仅是对产品质量的控制,而且是对影响产品质量一切因素的控制,其中包括对文件的控制。”①没有良好质量控制,产品难以抢占市场份额、科研成果难以产业化,所以技术创新工作同样要注重质量控制,包括对技术创新过程中形成的文件与档案的质量控制。档案是由有保存价值的狭义文件转化而来的。档案质量在一定程度上也影响着再次技术创新开发新产品的质量,而档案质量在很大程度上是由归档前的文件质量决定的,文件质量在一定程度上又影响着产品质量,文件管理是技术创新工作的组成部分。在现代企业中,文件是档案的前期形态,企业档案部门要想做好本职工作,必须深入了解企业文件的形成规律,指导各职能部门做好文件的积累、整理和归档工作;并对企业文件工作的全过程实施质量监督与控制,使其按照建立企业质量体系的要求,实现规范化、标准化,及与档案工作协调化,以便为企业档案工作奠定良好的基础。例如,对文件制作中的有关字迹、纸张、电子文件的格式、背景信息等作出硬性规定,对文件积累、整理、归档等工作做好分工协作,以保证档案材料的完整齐全、规范有序、利用方便。
3.技术创新要求档案工作人员把握好服务契机。充分利用档案信息源进行技术创新,可以节省人力物力财力,又可以节约活劳动,加快技术创新速度,给企业带来明显的经济效益。所以,技术创新行为客观上要求档案成为技术创新的重要信息源。企业档案人员如何为技术创新服务呢?在技术创新中形成的档案材料必须得到科学、合理的管理,它不仅是档案管理本身的需要,也是技术活动信息有序化管理的需要。只有实现对技术创新活动原始历史记录的有效管理,才能保证利用原有技术创新成果进行再次创新活动的开展。这要求企业档案人员对归档技术文件材料及时实行科学管理,编制检索工具和开发利用研究,处理好保管和利用的关系,维护技术信息的实体安全和信息安全。

二、企业档案工作如何应对技术创新
技术创新中企业档案工作的应对之策如何?对此,可以从适应技术创新和参与技术创新两个方面加以分析。
1.增强技术创新意识。首先,企业档案人员要转换技术创新与我无关的认识,在观念上适应技术创新。其次,企业档案人员要树立档案特别是科技档案是潜在生产力的思想。因为科技档案可以首先转化为科技资料,然后转换为现行科技文件来推动科技活动的开展。科技档案具有很强的现实使用性,科技档案是潜在生产力的组成部分。再次,要求企业档案人员在其职务行为上适应技术创新,包括对技术创新所需要利用的档案能够随时提供,技术创新中形成的文件材料能及时立卷归档保存。增强技术创新意识,适应技术创新是企业档案工作服务于技术创新工作的最基本要求,它所体现的是一种被动的档案服务行为,是参与技术创新活动的前提。
2.参与技术创新。参与技术创新是对是对企业档案工作服务于技术创新工作的更高层次的要求。(一)对企业档案人员来说,必须有参与技术创新的意识,在提高自身素质的基础上,敢于且善于为技术创新服务。(二)企业要为档案人员参与技术创新提供条件。例如,将企业档案工作信息服务纳入技术创新体系中去,明确企业档案人员在技术创新中的职责,特别是管理和提供利用企业档案信息的职责。这样,企业档案人员就获得敢为善为技术创新服务的外力支持。当然,仅仅敢为技术创新服务是远远不够的,企业档案人员更重要的是善于为技术创新服务。第一,密切关注企业需求方向,了解企业技术创新动态,积极做好相关档案信息资源开发工作,为技术创新策略的制定,以及技术创新项目的选择评价服务。笔者认为,企业档案人员应具备三项基本功:(1)熟悉馆藏是企业档案人员的基本功。(2)熟悉生产专业知识是企业档案人员的基本功。(3)阅读档案是企业档案人员的基本功。不了解档案内容的档案管理者不能说是某种档案管理方面的专家,如科技档案管理人员要熟悉科技档案的内容。第二,配合科技档案工作中的“三纳入”、“三同时”、“三把关”等制度的执行,对所有的技术创新活动和每一次创新活动的全过程实施文件跟踪管理,和技术创新项目的专兼职档案员签订文件收集和档案利用责任状,确保文件收集无缺口,档案利用无损毁,无泄密。第三、档案工作体制的改革和档案管理手段的改进,本身既是一种技术创新行为,也推动了其它方面的技术创新。我公司新近投资约60多万元购置了清华紫光工程图档管理系统,包括绘图仪、激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备。清华电子档案管理系统是一个功能齐全的集通用档案、工程图纸档案为一体的综合档案管理系统,它解决了目前档案管理迫切需要解决的问题(如工程图纸档案的处理),是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件,它采用客户机/服务器方式,实现计算机对信息管理的网络化,技术或管理部门的专业人员可以将CAD(计算机辅助设计)所产生的电子文件材料信息通过MIS(信息管理系统)直接传输到档案部门的计算机终端,也可以传输给有一定权限的其他部门的人员,档案人员可以根据需要,通过打印设备将所需信息打印若干份,作为纸质材料存档或分发。它不仅大大减少了文件信息流转的环节,节约了时间,而且还使文件的有效性得到了根本的保证。目前已经在电力行业的部分档案部门使用,得到了广泛的认可,且获得了用户的好评。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接,避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段,将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象,经过净化处理压缩后存入光盘,充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据,与此电子图像自动对应,网络用户在WINDOWS环境下,应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索,并可根据用户需要与AUTOCAD图纸处理系统结合使用,进行图纸的修改、复制和绘图输出,有效地解决了电力系统长期以来因设备异动带来的图纸与现场不符的矛盾,弥补了现使用的档案管理系统的不足。这种做法表面上仅仅使利用档案节省了时间和经费,实际上也加速了技术创新的步伐,本身也是企业技术创新的组成部分。
 
注释:
①谭?b培:《论产品质量控制中的文件控制》,《档案学通讯》1996年第6期。
 
参考文献:
1.《档案与建设》编辑部:《档案工作者要自觉地为技术创新服务》,《档案与建设》2000年第4期。