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外埠 >> 做好公安数字档案工作 唱好鉴定销毁“重头戏”

发布时间:2018-07-20 01:10:53  作者:本站编辑  来源:本站原创  浏览次数:


    全面推进档案信息化建设,大力提升公安档案信息化管理水平,是促使公安工作顺利开展的有效“催化剂”。按照数字档案有关规定和要求,在档案管理工作中需要把电子文件转化为电子档案,对库存档案进行著录扫描,将纸质载体上的信息输入计算机并实现系统管理。目前,公安机关普遍存在着一些库存到期的档案长期得不到鉴定销毁、部分档案保管期限划分不准确、部分库存档案已失去保存利用价值等一系列问题,既增加了著录扫描的工作量,又不能很好地体现规范保存档案的有效性和时效性。因此,要抓牢公安档案鉴定工作的“瓶颈”,不断改进、完善档案管理工作措施,努力唱好档案鉴定销毁工作这场“重头戏”。


    公安档案鉴定工作的“瓶颈”


    档案复鉴质量难以保障。现行档案鉴定程序由初鉴、复鉴和审核三个环节组成,这三个环节的操作者分别对应专职档案干部、机关处室领导和分管局领导。实际工作状况表明,机关处室领导和分管局领导在繁忙的工作中很难抽出大量时间对初鉴后的档案再次一份一页地进行复鉴和审核,因此,鉴定质量就难免出现问题。


    鉴定范围局限顾此失彼。在公安机关保存的档案中,数量最多的是专业档案。而现实是鉴定的范围往往仅局限于文书档案中保管期限为 “长期 ”和 “短期 ”的案卷,对专业档案和其他门类档案很少真正开展过鉴定。随着时间的推移,这些档案中大量案卷已失去其往日应有的价值,查找利用率低,占据了大量宝贵的库房资源。因此,面对与日俱增的专业档案和其他门类档案,鉴定范围的局限性造成了鉴定工作顾此失彼。


    重复鉴定浪费资源。鉴定档案事关档案的生死命运,关系到我们为后代留下什么样的历史财富,是一项政策性、业务性很强的工作。由于没有明确的鉴定工作标准、范围和不作为责任,导致分管档案工作的领导对鉴定后产生的档案销毁问题不敢轻意表态,该销毁的档案不敢销毁,以至于若干年后再次耗费大量人力、财力和物力进行重复鉴定,既“劳民伤财”,又做“无用功”。


    档案鉴定销毁的优点


    减轻库存压力。随着时间的推移,入库档案逐年增多,原有的档案有一部分已失去保存利用价值,长期闲置在库房内,增加了库存压力。通过档案的再鉴定工作,销毁已失去保存价值的那部分档案后,可减轻库存压力。


    优化库存结构。通过档案的再鉴定工作,可以将已到保管期限的档案剔除作销毁处理,对原保管期限划分不准确的档案重新划定保管期限,从而使库存档案的质量得到提升,使有价值的档案得到更好的保管和利用。


    减轻扫描工作量。通过对库存档案的再鉴定,对其中一部分已失去保存利用价值的档案及时按规定程序进行销毁处理。在档案著录扫描过程中,只对仍有保存利用价值的那部分档案进行著录扫描,从而减轻著录扫描的工作量。


    提高档案质量合格率。通过档案的再鉴定工作,在进行档案著录扫描时,那些已失去保存利用价值的档案或保管期限划定不准确的档案就不会再出现,从而提高电子档案质量的合格率。


    做好档案鉴定工作的建议


    明确鉴定人员选用标准。选用档案鉴定人员要以了解本单位历史概况、公安工作发展轨迹,熟悉档案鉴定流程和被鉴定的内容,具有保密观念和一定文化程度的公安人员为标准。


    鉴定措施要切实可行。在上级档案部门的监督、指导下,结合自身实际情况,根据本单位各门类档案的特点,制定相适应的档案鉴定办法或实施细则,对鉴定工作的组织形式、程序、时间、范围、标准等方面作出规范化的规定。


    拓宽鉴定工作渠道。档案初鉴结束后,要严格进行相互交叉复鉴,对予以保留或销毁的档案达成鉴定共识。对部分确实难以把握定性的档案,要列出清单,邀请上级公安机关和当地档案局参加鉴定,再通过集体讨论的方法予以解决。


    来源:中国档案资讯网