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业务常识 >> 《城市社区档案管理办法》解读之三

发布时间:2017-06-13 13:19:49  作者:本站编辑  来源:本站原创  浏览次数:

《办法》的主要内容和基本特点

        《办法》共24条,从坚持档案管理原则、落实档案管理职能、完善档案管理制度、推进档案信息化建设、促进档案信息资源共享、加大监督管理力度等方面,对城市社区档案工作进行了规范。主要包括以下三部分内容:

        (一)总括性规定,包括第一条至第八条,规定了制定《办法》的目的和依据、城市社区档案的定义、管理体制、组织领导保障、经费保障、机构和人员设立、工作职责、档案管理原则等问题,从而使城市社区档案工作建立在依法、规范的基础上。

        (二)具体操作性规定,包括第九条至第二十条,规定了城市社区档案的归档范围、归档要求、整理原则、保管保护、统计利用、档案鉴定、档案完整性要求、档案开发编研、档案信息化、档案保密等方面的要求,从而使《办法》更具有可操作性,方便基层执行。

        (三)其他规定,包括第二十条至二十四条,规定了法律责任、制定细则、解释权和施行日期等要求,从而设定了在执行《办法》过程中遇到问题的处理途径。

        《办法》着眼于理顺社区档案工作和社区建设之间的关系,通过规范社区档案管理,解决在社区档案工作中出现的实际问题,扎实推进社区档案工作和社区建设。《办法》主要体现出以下基本特点:

        (一)综合性。社区工作涉及面广、极为复杂,社区档案管理是一项综合性的工作。《办法》根据实际情况,按照内容、形式的不同,明确将社区工作中形成的文件材料分为文书类、科技类、会计类等三个大类。《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》作为《办法》的附件,是《办法》的重要组成部分。社区工作中形成的相关文件材料,构成了社区档案。为保管好这些社区工作文件材料,需要按照社区工作规律进行归档,并根据社区工作文件材料的不同作用确定不同的保管期限。根据当前社区工作的分类、流程和重要程度,《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》对每个类别都列出了纳入归档范围的社区工作文件材料。根据社区工作实际和保存价值的不同,《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》对每个类别的保管期限进行了划分。

        (二)针对性。不少社区存在组织不健全、工作关系不顺、工作人员素质不齐、服务设施薄弱、工作经费难以落实等问题。为保证切实解决社区档案工作中遇到的实际问题,《办法》作出了针对社区实际的一些明确规定。如实践中,很多社区提出经费来源问题。为建立社区档案工作投入机制,《办法》明确要求从社区的办公经费中列支社区档案工作经费,以满足社区档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、开发编研和信息化等工作的实际需要。《办法》强调,社区档案的排列顺序一经确定,不得随意拆散和重新组合。这是因为在日常工作中,社区经常面临各种检查,如卫生、人口、计划生育等。他们通常会拆散相应案卷接受检查。所以要求在社区档案利用时,特别要注意保持社区档案实体的排列顺序,避免发生错乱现象,确保社区档案的完整和安全。

        (三)实用性。作为我国城市社区档案管理的第一项国家规范性文件,《办法》在制定过程中既体现了对城市社区档案管理工作流程、操作规范等方面的共性要求,又充分考虑了不同地区城市社区档案管理工作在内容、形式、条件等方面的差别,给各地按照本地区实际执行留出了充足的空间,因此具有广泛的实用性和可操作性。

        (本文转载自《中国档案》杂志2016年第2期,有改动。作者:于青  单位:国家档案局)