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坚持为民导向 用数字技术赋能查档服务 ——浙江省档案馆创建全国示范数字档案馆掠影


[发布日期] 2020-07-10     [责编] 大连档案史志网

全省100家综合档案馆共同组成网上联合查档大厅,“浙江档案服务网”查档代办点覆盖所有乡镇(街道),率先通过“浙江档案服务网”联通长三角政务服务“一网通办平台”,公共服务事项网上可办率、掌上可办率、跑零次率达100%……浙江省档案馆数字档案馆用数字技术赋能查档服务,取得了一系列显著成绩。


作为首家成功创建全国示范数字档案馆的省级档案馆,浙江省档案馆在数字档案馆创建中坚持以习近平总书记关于档案工作“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的重要论述为根本遵循,始终坚持为民服务的鲜明导向,贯彻落实“最多跑一次”改革理念,着力在利用服务功能的拓展和优化上下功夫,用数字技术赋能查档服务,建设了一个需求导向、利用为先的数字档案馆,走出了一条推进数字档案社会化服务的创新之路。


实现查档服务“最多跑一次”


    2017年11月,浙江省档案馆启用“浙江档案服务网”。全省100家综合档案馆共同组成网上联合查档大厅,提供查档指引、网上查档等服务,档案利用者只要在“浙江政务服务网”通过高级实名认证,就可以在线向全省任何一家档案馆提交查档申请,查阅出生医学证明、婚姻、劳模、职称等民生档案和已开放档案,并可以选择邮件、快递、到馆自取等方式获取所需档案。根据网上查档办理工作规则,被申请档案馆必须在2小时内向利用者短信回复申请受理情况,24小时内回复查档结果。群众查阅档案动动手指就能搞定,真正实现查档服务“跑零次”。


为提供优质高效的查档服务,省档案馆数字档案馆系统检索功能全面升级,通过优化数据库技术,使用solr全文检索引擎,应用内存表索引,在800万条目和6700多万页的数据环境下全文检索响应速度为3秒左右,并应用OCR技术,真正实现全文内容检索,极大地提高查档服务的响应效率。截至2020年3月,浙江档案服务网共受理查档3.24万件,回复及时率达到99.6%,平均响应天数缩短为0.33天,月均受理数量从2017年的126件提升至今年的2265件。这一网上查档、便民服务的举措得到了省委、省政府领导的充分肯定和人民群众的普遍欢迎,打响了“一网查档、百馆联动”浙江档案公共服务品牌。


向移动端延伸


推进查档服务向移动端延伸,是提高档案公共服务可及性的重要举措,也是提升数字档案馆应用服务功能的重要内容。随着智能手机的普及,移动互联网成为数字技术应用的一大热点,浙江省政府数字化转型战略提出了建设“掌上办事之省”的目标。浙江省档案馆在数字档案馆建设中主动融入大局、顺应潮流,于2018年底将“浙江档案服务网”搬到了移动互联网,将“一网查档、百馆联动”从PC端延伸到移动客户端。


档案利用者只要通过微信小程序和浙江政务服务网移动客户端“浙里办”APP就可以开通全省“掌上查档”服务功能,借助手机就可以轻松方便地查到所需的档案,增强了人民群众在政府数字化转型中的获得感,得到普通百姓的广泛欢迎。开通服务一年多来,移动端查档量增速远远超过PC端查档量增速,截至2020年3月,已办理移动端查档申请1.18万件。


向长三角地区拓展


推进查档服务向长三角地区拓展,是数字档案馆建设服务国家战略的需要。2018年,长三角地区一体化发展上升为国家战略,浙江省与上海市、江苏省、安徽省档案部门签署长三角民生档案“异地查档、便民服务”协议,并列入了推动长三角地区一体化发展的三年行动计划,浙江省档案馆率先通过“浙江档案服务网”联通长三角政务服务“一网通办平台”,档案查询服务成为第一批长三角一网通办事项,将网上查档服务拓展到长三角地区,让长三角地区的群众不再为了找一份档案而跨省来回奔波。这项服务推出后,很快成为长三角地区一体化公共服务的“明星项目”之一。中共中央政治局委员、上海市委书记李强,浙江省委书记车俊等领导充分肯定这一服务举措。


这项举措也被群众纷纷“点赞”。如,2018年4月20日,省档案馆收到一份来自上海市档案馆外滩馆转来的一位王女士的查档申请,她要查阅其父亲1981年、1982年获宁波市政府先进工作者称号的文件。省档案馆工作人员收到申请后,通过浙江档案服务网向宁波市档案馆发起跨馆查档申请,仅仅过了两个小时,宁波市档案馆就电话告知王女士查到了她父亲的相关档案。王女士感到欣喜万分,连连称赞“没想到你们的办事效率这么高”。截至2020年3月底,省档案馆共收到长三角沪苏皖用户跨省查档申请1062件。


向基层覆盖


推进查档服务向基层延伸,是提升档案公共服务均等化水平的重要路径,也是数字档案馆建设服务基层治理现代化的重要措施。网上查档解决了档案公共服务的地区差异问题,却无法解决档案公共服务的用户个体差异问题。事实上,许多有查档需求的基层群众都是上了年纪的老年人,基本上不会上网或使用智能手机,这是档案公共服务中的“数字鸿沟”。为了解决这一问题,2019年浙江省开展查档代办试点工作,在部分乡镇(街道)和村(社区)便民服务窗口设置查档代办点,建立乡镇(街道)、村(社区)查档代办员制度,赋予查档代办员与档案馆查档接待人员同等的权限。查档代办员可以通过浙江档案服务网为基层群众代办查档事项,使基层群众在家门口就可以享受到便利的查档服务,从而消除了档案公共服务中的“数字鸿沟”。这一经验,在全国档案工作服务农村基层社会治理现场会上得到了与会代表的充分肯定。今年,浙江省将在全省推广这一做法,实现浙江档案服务网查档代办点覆盖到所有乡镇(街道),有条件的县(市、区)覆盖到村(社区)。


与政府数字化转型融合


推进查档服务与政府数字化转型融合,实现部门间数据共享、业务协同,是数字档案馆建设融入数字政府大格局的客观需要。省档案馆将民生档案查阅、开放档案查阅和“异地查档、跨馆服务”等16项公共服务事项纳入省政府数字化转型核心指标考核,省档案馆公共服务事项网上可办率、掌上可办率、跑零次率均达到100%,承诺期限压缩比、即办率达到100%,各项指标都处于全国领先水平。浙江省积极推动部门专业档案数字化和部门间数据共享,助力政府数字化转型。如,省档案馆联合省民政厅推进婚姻登记档案数据共享,将网上查档服务嵌入补办结婚证(离婚证)业务流程中,构建业务协同新方式,婚姻登记工作人员通过浙江档案服务网提交婚姻档案查阅申请,省档案馆受理2小时内及时回复查档结果,核实后在窗口就能直接为群众补办结婚证(离婚证),群众补办证件无须再辗转于档案馆和婚姻登记部门之间。截至2020年3月底,省档案馆已办理来自全省婚姻登记窗口的查档申请2915件次。此外,省档案馆还通过政务云联通省大数据中心,通过省公共数据共享平台共享开放档案数据,提高档案利用率,目前已向省大数据中心归集开放档案数据53万余条。


2016年至2019年,通过省档案馆数字档案馆查档利用人次为年均5900余人次。省档案馆政务网档案利用和馆际共享服务平台近3个月的月均访问量为2900余人次。浙江档案服务网的月均访问量为3200余人次。门户网浙江档案网月均访问量为7.6万人次。根据网上评价和窗口评价情况,数字档案馆用户总体满意度达99%以上。省档案馆在数字档案馆建设中创新数字档案社会化服务之举取得了明显成效,查档服务实现了从线下到线上、从PC端到移动端、从跨馆到跨省、从三级联动到五级联动、从独立事项到业务协同的飞跃,为浙江档案事业发展增添了浓墨重彩的一笔。


    原载于《中国档案报》2020年6月8日 总第3535期 第一版